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物書き練習帳

ここにある内容は、所属する組織とは一切関係ありません。

仕事を追うか、仕事に追われるか

ゆーたすです。

今日は2日目の始発出勤。ちゃんと寝られれば起きられますね。ただ、これを書いているのは同期との食事の後で、もう22時。昨日寝た時間の1時間後でかなり眠いです……とても楽しい時間でしたが、両立は難しいです。

今回は、なぜ仕事に追われるのか、ちょっと感じたことがあったので書いておきたいと思います。将来見た時にどう感じるか楽しみです。

分かってても追われる

「今日はキツそうだな」と分かっているとき、なぜかそれを超える追い込まれ方をするのです。

いろいろ要因はある気がしますが、下記のようなものが多い気がします。

  1. 会議などの拘束時間が多いため、自分の仕事の時間が少なく、割り込みタスクの影響度が大きくなる
  2. 会議があらかじめ定められていた時間を超過して終わる
  3. 付帯作業を見込み忘れている

1. 会議などの拘束時間が多いため、自分の時間が少なく、割り込みタスクの影響度が大きくなる

これは、どちらかというと論理的な帰結で、なかなか自分だけでは改善しにくいものです。

業務時間が自分の自由にできない時間で多く占められてしまい、その少ない自由時間に少し割り込みが入っただけで、自分のしたい作業が業務時間外に追い出されてしまうということです。

これを避けるには、前倒しでできる作業を自由にできる時間に置いておくか、〆切が先にあるなら先送りをすればよいと思われます。ただし、割り込みタスクが当日中にすべきことだとこの手段は取れませんので、そもそもそのタスクを受けるかどうかによって運命が決まってしまうことになります。受けない、という決断がどれくらいできるかわかりませんが、自分のキャパシティと相手の依頼したい作業の重要度とを比較し交渉する必要があるのでしょう。

2. 会議があらかじめ定められていた時間を超過して終わる

これには、そもそも終了時刻を厳密に定めていない場合も含まれます。

人が集まると、無駄話とかはしてしまうものです。私としては、必ずしもそれを全否定するつもりはないです。

ただし、するならば、決めた時間を超過しない範囲で、という制約を付したい。当たり前と思われるでしょうが、そうでないことがままあるように思います。主催者が、たとえば「何を決めるべきか」「それぞれ、どのくらい決定に時間がかかりそうか」「先送りしてもいいものはないか」「この場で決まらないものであるか」などを考えながら全体を率いていかなければ、ただの雑談を交えた井戸端会議になってしまいます。

何らかの結論を出し、次の行動につなげることこそがたいていの会議の目的です。あらためてこれを押さえて開催したいものです。主催者が不在の会議も、なんとなくお見合いになってしまい、よくないものですね。

3. 付帯作業を見込み忘れている

これは未熟さ故といったところでしょうか。

たとえば、会議を催したいと考えます。そのとき、会議のテーマを決めるとか、その会議にまつわる事柄はすぐに思いつきますが、他にも

  • 会議をいつ開催するか、予定調整する
  • 場所を押さえる
  • 周知し、確実に把握させる

などの事務作業がついて回るでしょう。他にも、誰を参加させるべきか考えるとかもあるでしょう。そういった、「実は不可欠」な作業を見落としていると、後からあれも必要これも必要となって、想像以上の負荷が発生してしまいます。

これについては、ある定型的な作業については何をすべきかということを何らかの形でリスト化するなりマニュアル化するなりすることが効果的でしょうか。加えて、それぞれの作業にどのくらい時間・思考負荷を要するかも記録しておくとなおよいように思います。

「追われる」な、「追いかけ」よ

今日は、上記の1にあるように拘束時間が多く、かつ割り込みも多いという、「追われ」やすい日でした。しかし、同期との食事会があったので、なんとしても速やかに終わらせる必要がありました。

そこで、いくつかのタスクを週明けに先送りしました。

こうすることで、「追われる」のではなく、むしろ「追いかける」感覚に変化しました。これは大きい。自分から仕事に向かっていく感覚は、非常に自分を奮い立たせあるいは楽しませてくれます。そのタスクをどうすべきか考える時間も生まれます。

ただし、先送りする場合には、〆切に余裕があるかを判断する必要があります。そのためには、自分はその作業にどれほど時間を費やすかを正確に見積もる必要があります。これを経験によって磨いていかねば、いつまでも「追われる」人になってしまうのだろうなと思いました。

自分から仕事をコントロールしにかかりたい、そのために自分の作業を正確に記録しようと思います。その記録についてはまた今後記したいと思います。

 

ゆーたす